Täglich werden wir geradezu überschwemmt von elektronischer Post. Es scheint, als hätte jede einzelne Interaktion mit dem Internet gleich mehrere Benachrichtigungen zur Folge. Doch es gibt einfache Möglichkeiten, diese Flut auf ein sinnvolles Maß einzudämmen.
Die tägliche Flut
“Ihre Zahlung via PayPal wurde angewiesen”, “Ihre Bestellung befindet sich in der Zustellung”, “Im Anhang befindet sich Ihre Rechnung”. Ach und übrigens: “Jemandem gefällt dein Profilbild”.
Unsere E-Mail-Konten sind in der Regel derartig groß, dass sie problemlos mehrere tausend Nachrichten beherbergen können. Zugleich nehmen sie nicht mehr physischen Platz ein, als unser Smartphone oder unser Laptop groß ist.
Und doch kann eine sich immer weiter füllende E-Mail-Inbox mehr Stress verursachen, als uns unmittelbar bewusst wird. Es wird immer schwieriger, diese eine wichtige Nachricht in dem großen Haufen Müll zu finden und allein der Anblick dieser immer länger werdenden Liste führt bei dem einen oder anderen bereits zu Unbehagen.
Noch bis vor ein paar Jahren lagerten mehrere hundert Mails in meinem Posteingang. Ich fühlte mich jedesmal erschlagen, wenn sich immer mehr Nachrichten vor mir aufbauten und der Scrollbalken daneben gleichzeitig immer kleiner wurde. Denn obwohl die meisten dieser Mails als “gelesen” markiert wurden, hatte die Liste doch den Anschein unerledigter Arbeit.
Ich wollte diesen Zustand nicht länger akzeptieren. Gänzlich auf E-Mails zu verzichten, war keine Option, da sie zu den Grundpfeilern der digitalen Gesellschaft gehören. Also suchte ich nach praktikablen Methoden, um mein Chaos in den Griff zu bekommen und habe nun ein Postfach, das Ruhe statt Hektik verbreitet.
1. Löschen
Wenn das E-Mail-Konto bereits überfüllt ist, braucht es zunächst eine Bestandsaufnahme. Der weitaus größte Teil unserer Nachrichten kann in der Regel ohne Probleme gelöscht werden.
Oft handelt es sich dabei um Benachrichtigungen, dass eine von uns angestoßene Aktion erfolgreich durchgeführt wurde (“Vielen Dank für Ihre Bestellung”) oder Hinweise auf Aktionen anderer, die uns betreffen (“Superstar125 hat ein neues Video hochgeladen”).
Wurden solche Mails zur Kenntnis genommen und das Video angeschaut, können sie anschließend gelöscht werden. Der Status unserer Bestellung kann meist einfach auf der Seite des jeweiligen Shops verfolgt werden. Der Hinweis auf das Video ist irrelevant, sobald wir es gesehen haben.
Daneben finden sich häufig alte Newsletter, längst abgelaufene Angebote für Schnäppchen und der scheinbar unvermeidbare Spam, der uns täglich um die Ohren fliegt und andere Mails, die für uns heute keine Bedeutung mehr haben, oder nie eine hatten. Sie warten ganz offensichtlich nur noch auf den Weg in den Papierkorb und wir sollten sie ziehen lassen.
2. Verschieben
In den allermeisten Fällen wird das Postfach nach diesem ersten Schritt bereits auf einen Bruchteil seiner ursprünglichen Größe zusammen geschrumpft sein und wir können uns den wirklich wichtigen Nachrichten zuwenden.
Eine Vielzahl der E-Mail-Provider bietet die Möglichkeit, Ordner, Labels, Kategorien, oder ähnliches einzurichten. Mails, die einer Kategorie zugewiesen wurden, verschwinden aus dem Posteingang und werden in einen gesonderten Bereich verschoben.
Eine logische Struktur in diesen Kategorien (etwa “Rechnungen”, “Später lesen” oder “Reiseplanung”) wirkt Wunder bei der Suche nach Informationen.
Am Ende dieses zweiten Schritts haben wir bereits eine “Inbox Zero” erreicht, denn alle unwichtigen Mails wurden entfernt und verbleibenden haben ein neues Zuhause gefunden, in dem sie sich unter ihresgleichen befinden.
3. Unsubscribe
Nachdem eine “Grundreinigung” vorgenommen wurde, damit unsere Inbox Zero nicht nach zwei Wochen wieder zur Inbox 200 geworden ist und wir wieder ganz am Anfang stehen.
Schon beim Löschen unserer Newsletter sollten wir uns fragen, ob es sich lohnt, dieses Abo aufrecht zu erhalten. Haben wir schon die letzten fünf Ausgaben ignoriert, ist es vielleicht an der Zeit, auf den “Abmelden”-Button zu klicken.
Auch für die vielen Nachrichten, die uns über Status-Updates erreichen, lassen sich meist auf den jeweiligen Websites Einstellungen vornehmen, um diejenigen, denen wir ohnehin keine Beachtung schenken, einfach abzubestellen.
So können wir die Menge an elektronischer Post, die uns täglich erreicht, deutlich reduzieren und sparen viel Zeit, die sonst für zukünftige Aufräum-Aktionen draufgehen würde.
4. Filter
Die Überflutung mit Massen an Nachrichten, die wir ohnehin nicht beachten, haben wir nun in den Griff bekommen. Allerdings treffen ja auch in Zukunft wichtige Mails bei uns ein, die es zu bearbeiten gilt.
Diese Nachrichten manuell einer Kategorie zuzuweisen oder in Ordner zu verschieben, ist auf Dauer recht mühselig. Filter ermöglichen es daher, eingehende Mails automatisch an einen passenden Ort zu verschieben.
Sie können für bestimmte Absender, oder Wörter in der Betreffzeile eingerichtet werden. Jede “Rechnung” kann also direkt archiviert werden und wichtige Infos zu unserer Reise finden wir ebenfalls gesammelt an einem Platz.
E-Mails sind aus der heutigen Zeit nicht mehr wegzudenken. Wenn wir ihnen nicht die gleiche Aufmerksamkeit schenken, wie den physischen Dingen, laufen wir Gefahr, dass sie zu einer ähnlichen Stressquelle werden, wie die Kisten, die unser Haus bevölkern.